Komenda Hufca


  hm. Beata Kobus  Komendantka Hufca Opis funkcji
 hm. Wojciech Chwil  Z-ca Komendanta ds. organizacyjnych Opis funkcji
 phm. Katarzyna Rożek  Z-ca Komendanta ds. programowych Opis funkcji
 phm. Marta Borkowska  Z-ca Komendanta ds. pracy z kadrą Opis funkcji
 hm. Elżbieta Kemnitz  Skarbnik Opis funkcji
 hm. Michał Michalski  Członek Komendy Hufca Opis funkcji

Regulamin pracy Komendy Hufca ZHP Bydgoszcz-Miasto

  1. Komendantka i Komenda Hufca realizują zadania wynikające z § 52 ust.2 i § 53 Statutu Związku Harcerstwa Polskiego oraz z zasad tworzenia i działania hufca.
  2. Komendantka Hufca przynajmniej raz na dwa miesiące zwołuje zbiórki Komendy Hufca, na których członkowie Komendy informują o działaniach podjętych pomiędzy zbiórkami.
  3. Raz w miesiącu odbywają się odprawy Komendy Hufca, na których Komendantka Hufca informuje o bieżących sprawach oraz dokonuje podziału zadań niezbędnych do funkcjonowania Hufca. W odprawach obowiązkowy udział biorą Zastępcy Komendantki i Skarbnik.
  4. Komendantka Hufca może wydawać zarządzenia dotyczące działalności Komendy Hufca.
  5. Komendantka Hufca lub inny upoważniony członek Komendy podejmuje jednoosobowo decyzje o znaczeniu jednostkowym, personalnym lub porządkowym. O podjętej decyzji należy powiadomić całą Komendę na comiesięcznej odprawie Komendy.
  6. W zbiórkach Komendy Hufca uczestniczą przedstawiciele Komisji Rewizyjnej oraz Sądu Harcerskiego. O zbiórkach Komendy Hufca informowani są Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej oraz Przewodnicząca Sądu Harcerskiego. Informację o terminie zbiórki przekazuje Zastępca Komendanta Hufca ds. organizacyjnych w terminie 7 dni przed planowaną zbiórką.
  7. Informacja o terminie zbiórki Komendy Hufca zamieszczane są na stronie www.bydgoszcz.zhp.pl przez członka komendy hufca odpowiedzialnego za promocję i informację oraz rozsyłane drogą e – mailową.
  8. Informacja o terminie zbiórki Komendy Hufca wywieszana jest na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej Hufca minimum 7 dni przed terminem spotkania.
  9. Tematyka zbiórki Komendy Hufca ustalana jest najpóźniej 7 dni przed planowaną zbiórką i podawana do wiadomości wraz z terminem zbiórki.
  10. Materiały na zbiórki Komendy Hufca powinny być złożone do Zastępcy Komendanta Hufca ds. organizacyjnych nie później niż trzy dni przed terminem zbiórki.
  11. Komenda Hufca podejmuje decyzje i uchwały
  12. Uchwały komendy hufca zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów, w obecności co najmniej połowy składu komendy hufca.
  13. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos komendanta hufca lub członka komendy hufca prowadzącego zbiórkę podczas nieobecności komendanta hufca.
  14. Uchwałę komendy hufca podpisuje komendant hufca lub członek komendy prowadzący zbiórkę komendy hufca.
  15. Posiedzenia są protokołowane przez protokolanta. Protokół powinien zawierać co najmniej:
    • informację o przyjęciu protokołu z poprzedniego posiedzenia,
    • porządek spotkania,
    • wykaz obecnych na zbiórce Komendy,
    • przebieg dyskusji i jej efekty w formie decyzji Komendy Hufca,
    • podpis protokolanta i Komendantki Hufca.
  16. Protokół z posiedzenia KH jest rozsyłany do członków KH w terminie 7 dni.
  17. Za przekazywanie i upowszechnianie decyzji Komendy Hufca odpowiedzialna jest członek komendy hufca ds. promocji i Informacji.
  18. Komenda Hufca powierzone zadania wykonuje poprzez jednostki organizacyjne Hufca.
  19. W zależności od potrzeb Komenda powołuje sztaby, komisje, zespoły, itp.
  20. Dla właściwej realizacji zadań programowo-organizacyjnych członkowie Komendy Hufca mają zakresy obowiązków wynikające z opisów funkcji stanowiących załącznik do niniejszego Regulaminu.
  21. Dokument obowiązuje na czas trwania kadencji począwszy od dnia jego przyjęcia na posiedzeniu Komendy Hufca w dniu 28 października 2015 r.
  22. Zakresy obowiązków pozostałych komisji, sztabów, klubów, itd. działających na terenie Hufca regulują oddzielne dokumenty zatwierdzone przez Komendę Hufca.
  23. W sprawach nie ujętych w niniejszym regulaminie decydować będzie Komendantka Hufca.

Opisy funkcji

hm. Beata Kobushm. Wojciech Chwilphm. Katarzyna Rożekphm. Marta Borkowskahm. Elżbieta Kemnitzhm. Michał Michalski
Nazwa stanowiska: Komendantka Hufca
Przełożony: Komendant Chorągwi
Zakres obowiązków i odpowiedzialności:

  • kieruje bieżącą działalnością hufca
  • kieruje pracą Komendy Hufca
  • tworzy zespół kadry kierowniczej hufca i motywuje go do rozwoju
  • deleguje uprawnienia i zadania
  • systematycznie wydaje rozkazy
  • wykonuje rozkazy i decyzje władz zwierzchnich; współpracuje z Komendą Chorągwi
  • reprezentuje hufiec wobec władz zwierzchnich; aktywnie uczestniczy w odprawach komendantów
    hufców
  • reprezentuje hufiec na zewnątrz (odpowiada za kontakty z rodzicami, władzami miasta, władzami
    oświatowymi, administracją publiczną itp.); współpracuje z Radą Przyjaciół Harcerstwa
  • podpisuje umowy i porozumienia; nadzoruje realizację porozumień zawartych z innymi organizacjami na
    terenie hufca
  • koordynuje realizację programu rozwoju hufca oraz „Strategię Rozwoju ZHP”
  • współtworzy hufiec jako wspólnotę; motywuje kadrę do rozwoju
  • powołuje inne zespoły instruktorskie działające w hufcu
  • przyznaje stopnie instruktorskie i dopuszcza do złożenia Zobowiązania Instruktorskiego
  • mianuje i zwalnia funkcyjnych; zalicza służbę instruktorską
  • opiniuje pracę podległych mu instruktorów i jednostek organizacyjnych; występuje o odznaczenia
    i wyróżnienia dla podległych mu instruktorów i jednostek organizacyjnych
  • wspomaga i koordynuje działalność jednostek organizacyjnych hufca
  • powołuje nowe jednostki organizacyjne; odwiedza i wizytuje podległe mu jednostki
  • diagnozuje potrzeby środowiska działania
  • współtworzy przedsięwzięcia i propozycje programowe realizowane w hufcu
  • zarządza majątkiem hufca; odpowiada za działalność finansową hufca
  • nadzoruje HAL i HAZ
  • nadzoruje tworzenie i gromadzenie dokumentacji hufca i przekazywanie jej do KCh
  • oddaje roczne sprawozdanie ze swojej pracy do Komendy Chorągwi
  • nadzoruje sporządzanie wniosków o dotacje i granty; odpowiada za terminowe rozliczenie przyznanych
    środków
  • nadzoruje tworzenie, realizację i ewaluację hufcowego planu operacyjnego
  • pełni dyżur w komendzie hufca
  • zna i pracuje zgodnie z obowiązującymi w ZHP instrukcjami i regulaminami

Dokumentacja:

  • rozkazy komendanta hufca
  • decyzje i zarządzenia
  • wnioski
  • sprawozdania

Podległe funkcje, stanowiska, zespoły: członkowie komendy hufca, szefowie jednostek organizacyjnych, wszyscy instruktorzy oraz członkowie hufca Bydgoszcz Miasto.
Decyzyjność i wnioskodawczość:

  • wydaje rozkazy i zarządzenia
  • mianuje funkcyjnych hufca
  • powołuje zespoły stałe i zadaniowe
  • wszystkie inne decyzje wynikające z przepisów ZHP, właściwych komendantowi hufca

Wsparcie

  • zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika
  • finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcj
  • dostęp do pomieszczeń hufca wyposażonego w sprzęt biurowy.
Nazwa stanowiska: Zastępca Komendanta ds. organizacyjnych
Przełożony: Komendantka Hufca
Zakres obowiązków i odpowiedzialności:

  • odpowiada za realizacje celów i działań wynikających z programu rozwoju hufca w obszarze organizacji
  • zastępuje i reprezentuje komendanta hufca w zadaniach określonych w zakresie obowiązków na podstawie pełnomocnictwa
  • reprezentuje Hufiec w relacjach zewnętrznych
  • odpowiada za bieżące zarządzanie lokalem hufca oraz zapewnienie w nim porządku
  • prowadzi kalendarz spotkań, zbiórek w siedzibie KH
  • odpowiada za Elektroniczny System Harcerskich Danych – z poziomu hufca
  • kieruje pracą zespołu organizacyjnego
  • sprawuje nadzór nad rejestrem korespondencji
  • przygotowuje do wysłania korespondencję komendy (w tym życzenia świąteczne do instruktorów, urzędów i innych organizacji pozarządowych)
  • współpracuje z szefową biura KCh
  • odpowiada za kompletność i archiwizację niezbędnej dokumentacji hufca
  • informuje władze Hufca i zaproszonych gości o posiedzeniach komendy min. 7 dni przed posiedzeniem
  • sporządza protokoły z posiedzeń komendy i podpisane kopie dostarcza szefowej biura KCh
  • przygotowuje harmonogram dyżurów
  • prowadzi rejestr książeczek harcerskich i instruktorskich
  • prowadzi rejestr osób odznaczonych m.in. Odznaką za Zasługi dla Hufca Bydgoszcz-Miasto
  • pełni dyżury w biurze KH według ustalonego harmonogramu
  • wypełnia polecenia komendanta hufca

Dokumentacja:

  • pełnomocnictwa
  • pisma wychodzące i przychodzące – rejestr
  • rejestr książeczek harcerskich i instruktorskich
  • protokoły z posiedzeń KH
  • rejestr: decyzji, zarządzeń, uchwał

Podległe funkcje, stanowiska, zespoły: zespół organizacyjny
Decyzyjność i wnioskodawczość:

  • wnioskuje do komendantki hufca w sprawie powołania i odwołania członków zespołu organizacyjnego
  • wnioskuje o odznaczenia i nagrody dla podległych funkcyjnych
  • wnosi wnioski do dyskusji na posiedzenie komendy hufca w sprawach dotyczących organizacji pracy hufca

Wsparcie:

  • zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika
  • finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji
  • dostęp do pomieszczeń hufca wyposażonego w sprzęt biurowy.
Nazwa stanowiska: Zastępca Komendanta Hufca ds. programowych
Przełożony: Komendantka Hufca
Zakres obowiązków i odpowiedzialności:

  • odpowiada z realizację celów i działań wynikających z programu rozwoju hufca w obszarze programu
  • wspiera i nadzoruje działania namiestników i zespołów zadaniowych w obszarze programowym
  • opracowuje harmonogram oraz nadzoruje udział pocztu sztandarowego w uroczystościach miejskich, regionalnych i lokalnych
  • odpowiada za upowszechnianie w hufcu propozycji programowych Głównej Kwatery ZHP; chorągwi
  • gromadzi dokumentację programową dot. pracy drużyn (karty rejestracji, plany pracy)
  • przygotowuje akty zatwierdzenia jednostek
  • nadzoruje wizytację jednostek organizacyjnych oraz namiestników
  • opiniuje pracę drużyn próbnych
  • tworzy opisy funkcji dla osób z zespołu programowego
  • przygotowuje korespondencję do szefów jednostek organizacyjnych dot. programu
  • opracowuje hufcowy harmonogram imprez
  • kontaktuje się z programowcami w KCh
  • kieruje pracą zespołu programowego hufca
  • nadzoruje przebieg stałych imprez hufca: Biegu Nocnego, Zlotu Hufca, Wigilii Instruktorskiej, Spotkania Pokoleń
  • pełni dyżury w biurze KH według ustalonego harmonogramu
  • współpracuje z instruktorem ds. pracy z kadrą
  • wypełnia polecenia komendanta hufca
  • współpracuje z pozostałymi członkami komendy

Dokumentacja:

  • programy drużyn i jednostek, plany pracy namiestnictw
  • dokumentacja wydarzeń programowych (plany oraz podsumowania)
  • opinie o drużynach próbnych

Podległe funkcje, stanowiska, zespoły: zespół programowy, namiestnictwa, instruktor ds. zagranicznych, HKTP „Kiwaczki”, HKŁ „Emiter”; HPR, retman

Decyzyjność i wnioskodawczość:

  • wnioskuje do komendantki Hufca w sprawie powołania i odwołania członków zespołu programowego
  • wnioskuje o odznaczenia i nagrody dla podległych instruktorów.
  • wnosi wnioski do dyskusji na posiedzenie komendy hufca w sprawach dotyczących programu hufca

Wsparcie:

  • zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika
  • finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji
  • dostęp do pomieszczeń hufca wyposażonego w sprzęt biurowy
Nazwa stanowiska: Zastępca Komendanta Hufca ds. pracy z kadrą
Przełożony: Komendantka Hufca
Zakres obowiązków i odpowiedzialności:

  • odpowiada z realizacje celów i działań wynikających z programu rozwoju hufca w obszarze pracy z kadrą
  • odpowiada za wdrożenie na poziomie hufca „Systemu pracy z kadrą ZHP”
  • wspiera i nadzoruje działania namiestników i zespołów zadaniowych w obszarze kształceniowym
  • przygotowanie projektu planu wdrożenia „Systemu pracy z kadrą ZHP”
  • odpowiada za tworzenie umów wolontariackich
  • odpowiada za zbieranie wniosków do rozkazów komendanta z zakresu pracy z kadrą
  • odpowiada za tworzenie opisów funkcji instruktorów zaangażowanych w kształcenie i pracy z kadrą
  • współpracuje z KSI oraz HZKK
  • kieruje pracą Komendy Hufca podczas min. 3 dniowej nieobecności Komendantki Hufca
  • gromadzi dokumentację kształceniową
  • przygotowuje korespondencję do szefów jednostek organizacyjnych dot. kształcenia
  • kontaktuje się z kształceniowcami w KCh
  • przygotowuje plan kształcenia i realizuje go w oparciu o współpracę z ZKK
  • odpowiada za przygotowanie instruktorskich form doskonalących (w tym konferencji, seminariów, warsztatów, kursów itp.)
  • pełni dyżury w biurze KH według ustalonego harmonogramu
  • wypełnia polecenia komendanta hufca
  • współpracuje z z-cą komendantki hufca ds. programu
  • przyjmuje składki członkowskie

Dokumentacja:

  • umowy wolontariackie
  • opinie o instruktorach
  • wnioski dotyczące odznaczeń i nagród dla instruktorów
  • dokumentacja zespołów z obszaru pracy z kadrą
  • plan kształcenia
  • program rozwoju hufca
  • hufcowy plan wdrożenia „Systemu pracy z kadrą ZHP”
  • dokumentacja kursów i form kształceniowych

Podległe funkcje, stanowiska, zespoły: Hufcowy Zespół Kadry Kształcącej, zespoły zadaniowe z obszaru kształcenie, KSI, namiestnicy w zakresie pracy z kadrą
Decyzyjność i wnioskodawczość:

  • wnioskuje do Komendantki Hufca w sprawie powołania i odwołania członków Hufcowego Zespołu Kadry Kształcącej oraz zespołów zadaniowych z obszaru kształcenia
  • wnioskuje o odznaczenia i nagrody dla kadry hufca
  • wnosi wnioski do dyskusji na posiedzenie komendy hufca w sprawach dotyczących pracy z kadrą hufca

Wsparcie:

  • zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika
  • finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji
  • dostęp do pomieszczeń hufca wyposażonego w sprzęt biurowy
Nazwa stanowiska: Skarbnik Hufca Bydgoszcz – Miasto
Przełożony: Komendantka Hufca
Zakres obowiązków i odpowiedzialności:

Sprawuje nadzór nad gospodarką finansową i majątkową Hufca Bydgoszcz-Miasto zgodnie z zasadami ZHP.

  • realizuje politykę finansowa hufca w zakresie określonym przepisami ZHP
  • odpowiada za właściwe gospodarowanie środkami pieniężnymi
  • prowadzi dokumentacje hufca w zakresie gospodarki finansowo-majątkowej
  • nadzoruje akcje zarobkowe i zbiórki publiczne w drużynach
  • sprawuje bezpośredni nadzór nad majątkiem hufca ( siedziba Komendy Hufca, magazyn, bazy obozowe, harcówki
  • odpowiada za przygotowanie budżetu rocznego oraz jego realizację
  • wykonuje terminowo miesięczne rozliczenia hufca.
  • sporządza stronę finansowa wniosków o dotacje i granty
  • pozyskuje sprzęt dla hufca. Koordynuje wypożyczanie i zwrot wypożyczanego sprzętu
  • odpowiada za zabezpieczenie pracy zespołów hufca w niezbędny sprzęt i materiały biurowe
  • nadzoruje gospodarkę sprzętową i finansową w hufcu i środowiskach
  • nadzoruje przeprowadzane inwentaryzacje
  • odpowiada za prawidłowe przeprowadzanie kasacji majątku hufca
  • uczestniczy oraz nadzoruje protokolarne przekazania jednostek organizacyjnych hufca pod względem majątkowym i gospodarczym
  • pozyskuje i rozlicza środki na działalność programową, organizacyjną i kształceniową hufca
  • sprawuje nadzór nad projektami (zwłaszcza wydatkowaniem pieniędzy), na które zostały pozyskane dotacje
  • przyjmuje składki członkowskie
  • prowadzi akcję promującą 1%
  • wspiera wychowanie ekonomiczne wśród członków hufca
  • pełni dyżury według ustalonego harmonogramu
  • przygotowuje umowy i porozumienia finansowe hufca
  • kontaktuje się ze skarbnikiem i pionem finansowym chorągwi
  • wypełnia polecenia komendanta hufca

Dokumentacja:

  • dokumentacja źródłowa: faktury, rachunki, umowy
  • raporty kasowe i bankowe
  • wewnętrzne instrukcje finansowo gospodarcze
  • sprawozdania finansowe
  • wnioski dotacyjne
  • ewidencja: składek członkowskich, bloczków KP, sald jednostek delegacji, 1 %

Podległe funkcje, stanowiska, zespoły: kwatermistrz, zespół kwatermistrzowski, zespół finansowy
Decyzyjność i wnioskodawczość:

  • wnioskuje o powołanie zespołów finansowych i gospodarczych
  • współdecyduje z komendantem hufca o wydatkowaniu środków finansowych
  • współdecyduje o polityce finansowo gospodarczej hufca
  • podejmuje decyzje wynikające z przepisów ZHP, właściwych skarbnikowi hufca

Wsparcie:

  • zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta
  • finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji
  • dostęp do pomieszczeń hufca wyposażonego w sprzęt biurowy.
Nazwa stanowiska: Pełnomocnik ds. HAL i HAZ, przewodniczący KSI
Przełożony: Komendantka Hufca
Zakres obowiązków i odpowiedzialności:

  • organizuje i nadzoruje działanie hufcowej Komisji Stopni Instruktorskich
  • organizuje i nadzoruje przygotowania i rozliczenia HAL i HAZ
  • wspiera drużynowych w organizacji HAL i HAZ (dokumentacja, rozliczenia)
  • współpracuje z członkami Komendy Hufca odpowiedzialnymi za program i kształcenie w hufcu
  • systematycznie uczestniczy w posiedzeniach komendy hufca
  • zna i pracuje zgodnie z obowiązującymi w ZHP instrukcjami i regulaminami
  • wypełnia polecenia komendanta hufca
  • prowadzi nadzór nad zatwierdzaniem biwaków jednostek organizacyjnych
  • pełni dyżury w biurze KH według ustalonego harmonogramu

Dokumentacja:

  • program rozwoju hufca
  • plan kształcenia
  • dokumentacja komisji stopni instruktorskich
  • instrukcja organizacyjna HAL i HAZ

Podległe funkcje, stanowiska, zespoły: Komisja Stopni Instruktorskich

Decyzyjność i wnioskodawczość:

  • decyduje o przyznaniu stopni instruktorskich
  • wnioskuje o odznaczenia i nagrody dla kadry hufca
  • wnosi wnioski do dyskusji na posiedzenie komendy hufca w sprawach dotyczących hufca
  • zatwierdza HAL i HAZ
  • zatwierdza biwaki, złazy, zloty oraz inne formy wymagające zatwierdzenia organizowane przez jednostki harcerskie

Wsparcie:

  • zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika
  • finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji
  • dostęp do pomieszczeń hufca wyposażonego w sprzęt biurowy